Dva temeljna preduvjeta moraju biti ispunjena kako bi se moglo uspješno rukovoditi, odnosno upravljati velikim količinama podataka uskladištenim u sustavima masovnog skladištenja:
- prisutnost sustava klasifikacije podataka (Data Classification ili DC)
- rukovođenje životnim vijekom informacija (Information Lifecycle Management ili ILC)
U našim uvjetima se podaci klasificiraju isključivo ako to nalažu zakonske odredbe, što znači da se u privatnom sektoru klasifikacija primjenjuje isključivo ukoliko vlasnik podataka ima svijest o potrebi te funkcije. Van sektora koji je i inače senzibiliziran na sigurnost informacija - financijskog, osiguravateljnog i tehnološkog - a osobito kod poslovnih subjekata srednje veličine, vrlo je mala svijest o potrebi klasifikacije podataka ili se ona provodi ad hoc, prema nečijem osobnom nahođenju ili, što je još gore, “u hodu”, odnosno kontekstualno.
Što se tiče upravljanja životnim vijekom podataka, u Republici Hrvatskoj se donekle poštuju principi ovog procesa kada se radi o arhiviranju podataka, odnosno o računovodstvenim podacima koji moraju biti dostupni određeni vremenski rok, u skladu s principima čuvanja računovodstvenih isprava, no sustavno rukovođenje tom funkcijom u praksi je izrazito rijetko.
Moglo bi se ustvrditi kako se bez implementacije sustavnog DC i ILM, sustav informacijske sigurnosti nalazi na klimavim nogama, osobito u onom dijelu koji se tice “Availability” dijela C-I-A trijade. Često se ova dva principa u našoj praksi u potpunosti zanemaruju, proglašavajući tehničke mjere pohrane podataka ili operativne mjere proglašavanja podataka “neoperativnima” dovoljnima.
Naravno da je daleko lakše uvesti ove principe u organizacije koje upravljaju manjom količinom podataka jer je tada i proces normalizacije jednostavniji, no s druge strane, zbog svoje veličine i osjetljivosti, velike organizacije bi još više trebale obratiti pažnju na način na koji skladište podatke, odnosno “rješavaju” ih se po isteku njihovog životnog vijeka.
Članak od Farajun, Eran, “The Key to Information Lifecycle Management is Cost-Effective Backup” objavljen u Computer Technology Review od 1.1.2006. godine jasno objašnjava koji su temeljni ciljevi procesa ILM te koja je razlika između obične tehnologije pohrane podataka i ILM tehnologija.
